O que são processos? São fluxos de trabalho rotineiros, os quais, a partir de inputs ou elementos de entrada, tais como o trabalho humano, conhecimento e experiência das pessoas, máquinas, equipamentos, matérias primas e outros elementos, geram outputs ou saídas desejadas, como produtos, serviços, informação e satisfação das expectativas de stakeholders (públicos relevantes) entre outros.
De modo geral, processos apresentam as seguintes características principais:
1) são fluxos de trabalho essenciais às operações organizacionais;
2) são fluxos repetitivos no dia a dia, de uma forma contínua;
3) são pautados pela padronização; preferencialmente, bem planejada e documentada;
e,
4) com os devidos ajustes, podem ser replicados a várias organizações distintas.
Segundo o professor Jay R. Galbraith, no livro Designing Organizations – an executive guide to strategy,
structure and process (1995, 2002), se a estrutura organizacional corresponde
à sua anatomia, os processos correspondem à fisiologia da organização. Os processos são uma parte essencial da arquitetura organizacional.
E quanto aos projetos? De modo geral, eles se tratam de iniciativas com começo, meio e fim. Podem modificar um ou mais processos existentes. Podem também criar um ou mais novos processos. E podem modificar ou criar produtos e serviços, via processos existentes ou novos.
Quanto aos projetos, em geral, estes apresentam as seguintes características:
1) têm um cronograma com datas de início e término de atividades;
2) têm um orçamento específico aprovado pela administração, envolvendo investimentos, despesas ou ambos, com margem de segurança adequada, visando enfrentar imprevistos;
3) envolvem, frequentemente, a necessidade de contratação de produtos e serviços externos, originando contratos específicos a serem bem administrados; e,
4) requerem, em grande medida, a dedicação de pessoas da própria organização.
O Project Management Institute (PMI), uma organização internacional focalizada na gestão de projetos, tem capítulos em vários países, incluindo o Brasil, e tem desenvolvido um amplo trabalho de disseminação de boas práticas de gestão de projetos e de certificação de especialistas nesse campo de conhecimento e trabalho.
O que processos e projetos têm em comum? Identificam-se aqui, principalmente:
1) o propósito mais amplo de agregar valor à organização e ao seus stakeholders (públicos relevantes);
2) a necessidade de planejamento, visando implementação inteligente e com boa visão de riscos e oportunidades;
3) a necessidade de acompanhamento, a fim de que se identifiquem problemas (resultados inesperados) e caminhos alternativos de correção; e,
4) a necessidade de uso de indicadores, visando medir eficiência (fazer bem feito) e eficácia (fazer o que precisa ser feito).
As metodologias de construção e acompanhamento de projetos têm similaridades e especificidades, mas o ideal é que a administração disponha de painéis de acompanhamento baseados em indicadores técnicos e econômico-financeiros, os quais possam expressar o esforço de tornar os processos e projetos bem-sucedidos, bem como o efeito de imprevistos.
Na figura a seguir, apresentam-se exemplos ilustrativos de painéis de
processos e projetos organizacionais:
Por fim, a distinção clara entre processos e projetos pode parecer óbvia, mas frequentemente, no dia a dia das organizações, líderes e liderados podem se envolver intensamente – e concomitantemente – com as rotinas do dia a dia e com iniciativas importantes. Isto não é recomendável, constituindo-se em uma prática que pode conduzir, com grande probabilidade de ocorrência, ao mau desempenho. O ideal é que as pessoas estejam alocadas, ou em um processo, ou em um projeto (eventualmente, em mais de um, quando isso for interessante para a organização), de maneira que estas possam dedicar suas melhores energias a cada uma dessas frentes.
